Programme de contrats fédéraux

Le Programme de contrats fédéraux (PCF) vise à amener les organisations qui font affaire avec le gouvernement du Canada à se doter d'un effectif représentatif de la main-d'œuvre canadienne. Il s'applique aux entrepreneurs de compétence provinciale :

  • ayant un effectif combiné au Canada d'au moins 100 employés permanents à plein temps, permanents à temps partiel et temporaires qui ont travaillé 12 semaines ou plus; et
  • qui obtiennent un contrat, une offre à commandes ou un arrangement en matière d'approvisionnement de biens ou de services du gouvernement du Canada, d'une valeur d'un million de dollars ou plus (incluant toutes les taxes).

Le PCF a été instauré en 1986 afin de favoriser davantage l'équité en milieu de travail des groupes désignés qui subissent de la discrimination dans le marché du travail canadien. Ces groupes sont :

  • les femmes
  • les Autochtones
  • les personnes handicapées
  • les minorités visibles

Le 27 juin 2013, un PCF remanié sera en vigueur et comporte :

  • une augmentation du seuil de contrat, faisant passer celui-ci de 200 000 $ à un million de dollars (y compris les taxes applicables) afin d'appuyer l'engagement du gouvernement à réduire le fardeau réglementaire pour les petites et moyennes entreprises;
  • une évaluation axée sur l'atteinte des résultats permettant aux entrepreneurs de déterminer les initiatives qui conviennent le mieux à leur organisation afin d'atteindre les objectifs d'équité en matière d'emploi.

Accord pour la mise en œuvre de l'équité en matière d'emploi

Les entrepreneurs qui soumissionnent un premier contrat, offre à commandes ou arrangement en matière d'approvisionnement de biens et services d'une valeur d'un million de dollars ou plus (y compris les taxes applicables) avec le gouvernement du Canada, doivent en premier lieu, attester leur engagement à mettre en œuvre l'équité en matière d'emploi en signant un Accord pour la mise en œuvre de l'équité en matière d'emploi avant l'octroi du contrat (LAB1168).

Dès que le contrat, offre à commandes ou arrangement en matière d'approvisionnement de biens et services est octroyé à l'entrepreneur, un numéro unique est assigné à l'Accord pour la mise en œuvre de l'équité en matière d'emploi de l'entrepreneur et le Programme du travail l'avise comme quoi il est maintenant assujetti au PCF. Par la suite, les entrepreneurs sont tenus de mettre en œuvre l'équité en matière d'emploi et, si des écarts de représentation existent, de déployer les efforts raisonnables selon leur contexte organisationnel et leurs besoins structurels précis pour combler ces écarts. Cette obligation est permanente et ne se limite pas seulement à la période du contrat, incluant les futurs contrats.

Annulation de l'Accord sans pénalité

Un entrepreneur peut annuler son Accord pour la mise en œuvre de l'équité en matière d'emploi sans pénalité en faisant parvenir une demande écrite au Programme du travail si :

  • Le nombre d'employés devient bien inférieur à 100 et il est peu probable qu'il augmente à 100 ou plus dans un proche avenir; ou
  • L'entrepreneur a cessé ses activités en raison d'une faillite ou d'une liquidation, ou parce qu'elle a fermé ses portes.

Exigences

En signant un Accord pour la mise en œuvre de l'équité en matière d'emploi, les entrepreneurs acceptent de mettre en œuvre et de maintenir l'équité en matière d'emploi dans leur milieu de travail. Cet Accord est en vigueur à partir du moment où l'organisation obtient un premier contrat, offre à commandes ou arrangement en matière d'approvisionnement de biens et services d'une valeur de 1 000 000 $ ou plus (y compris les taxes applicables). L'entrepreneur doit satisfaire aux exigences suivantes (voir DPO 700-14 - Annexe A) :

1. Recueillir des renseignements sur l'effectif

L'entrepreneur doit recueillir des renseignements sur son effectif afin de connaître la représentation des quatre groupes désignés dans chaque catégorie professionnelle. Pour ce faire, il doit élaborer, distribuer et recueillir un questionnaire d'auto-identification conforme aux exigences décrites dans l'annexe A de la Directive du programme des opérations (voir Section 1, Annexe A - DPO 700-14 - Annexe A). Le questionnaire d'auto-identification doit être remis à tous les employés qui ont travaillé au moins 12 semaines ou plus (employés permanents à plein temps, permanents à temps partiel ou temporaires), être facilement accessible et être offert en médias substituts sur demande. Tout renseignement figurant au questionnaire demeurera confidentiel et sera conservé séparément des dossiers du personnel.

Le questionnaire d'auto-identification doit comprendre :

  • Une définition de chaque groupe désigné visé par l'équité en matière d'emploi qui est conforme aux définitions de l'annexe A de la Directive du programme des opérations (voir Section 1, Annexe A - DPO 700-14 - Annexe A).
  • Un libellé qui indique clairement que :
    • les employés peuvent appartenir à plus d'un groupe désigné
    • remplir le questionnaire d'auto-identification est fait de façon volontaire
    • les renseignements recueillis sont confidentiels et ne seront communiqués qu'aux employés des ressources humaines de l'organisation responsables de remplir les obligations relatives à l'équité en matière d'emploi
    • les réponses fournies dans le questionnaire d'auto-identification peuvent être modifiées en tout temps
    • une façon d'identifier l'employé qui retourne le questionnaire d'auto-identification

Remarque : L'entrepreneur peut recueillir les données concernant le groupe désigné auquel un employé appartient (sauf celles concernant le groupe des femmes) à partir du questionnaire d'auto-identification, et celles liées au sexe à partir des dossiers du personnel.

Une enquête sur l'effectif est nécessaire dans l'une des situations suivantes :

  • L'entrepreneur n'a jamais fait enquête auprès de son effectif pour en mesurer le niveau de représentation.
  • L'entrepreneur n'a pas tenu sa base de données à jour. Par exemple, un questionnaire d'auto-identification n'a pas été remis aux nouveaux employés; les modifications apportées par les employés à leurs réponses antérieures n'ont pas été insérées; les résultats de l'enquête n'ont pas été mis à jour au départ d'employés).

L'entrepreneur doit s'efforcer d'obtenir un taux minimal de réponse et de questionnaires retournés de 80 % afin que les résultats de l'enquête brossent un portrait fidèle de l'effectif. Si ce taux n'est pas atteint, l'entrepreneur doit faire un suivi auprès des non-répondants afin d'augmenter le taux de réponse.

Codification des professions

L'entrepreneur doit attribuer un code à chaque profession occupée par ses employés à l'aide de la Classification nationale des professions (CNP) et des Catégories professionnelles de l'équité en matière d'emploi (CPÉME) (voir Section 2, Annexe A - DPO 700-14 - Annexe A) correspondantes. Cela lui permet de comparer les données de représentation interne aux estimations liées à la disponibilité externe.

Base de données sur l'effectif

L'entrepreneur doit tenir une base de données précise et à jour sur l'effectif, à partir des questionnaires d'auto-identification remplis. L'accès à ces données doit être restreint et protégé et les données doivent comprendre les renseignements suivants pour chacun des employés :

  • la date d'embauche
  • le groupe désigné auquel il appartient, s'il y a lieu
  • la classification selon la catégorie professionnelle
  • la ou les dates de promotion, s'il y a lieu
  • la date de cessation d'emploi, s'il y a lieu

Tenue des données

L'entrepreneur doit tenir à jour les résultats de l'enquête sur l'effectif. Pour ce faire, il doit :

  • fournir un questionnaire d'auto­identification aux nouveaux employés, à ceux qui souhaitent modifier des renseignements déjà transmis ou à ceux qui le demandent
  • apporter les mises à jour nécessaires aux résultats de l'enquête en fonction des réponses données sur les questionnaires mentionnés ci-dessus
  • apporter les modifications nécessaires aux résultats de l'enquête, en fonction de la cessation d'emploi ou de la promotion d'employés
  • adopter un processus servant à rappeler aux employés que les renseignements peuvent être modifiés

2. Effectuer une analyse de l'effectif

L'entrepreneur doit effectuer une analyse de l'effectif au moins une fois tous les trois ans (voir Section 2, Annexe A - DPO 700-14 - Annexe A) qui compare les données liées à la représentation interne de l'effectif aux estimations relatives à la disponibilité externe; cela lui permet de cerner les écarts dans la représentation des groupes désignés. Ces écarts surgissent lorsque la représentation interne est inférieure à la disponibilité externe dans une catégorie professionnelle et un groupe désigné donné. Les estimations liées à la disponibilité sont situés dans les Faits saillants des données du Rapport statistique sur l'équité en matière d'emploi de 2011.

3. Fixer des objectifs à court et à long termes

L'entrepreneur doit fixer des objectifs raisonnables (voir Section 3, Annexe A - DPO 700-14 - Annexe A), à court et à long termes, en matière d'embauche et d'avancement de membres des groupes désignés, qui auront pour but d'accroître la représentation de membres de groupes désignés au sein de l'effectif et de combler les écarts en matière de représentation.

Objectifs numériques à court terme

Les objectifs à court terme visent une période variant entre un et trois ans. Au moment d'établir ces objectifs, l'entrepreneur doit tenir compte :

  • du degré de sous-représentation
  • de la disponibilité de membres qualifiés de groupes désignés dans son effectif ainsi que dans la population active canadienne
  • de l'augmentation ou de la réduction prévue de son effectif au cours de la période visée par les objectifs
  • du roulement prévu au cours de la période visée par les objectifs

Objectifs à long terme

L'entrepreneur doit établir des objectifs à long terme pour combler les écarts dans la représentation de membres des groupes désignés qu'on ne s'attend pas à combler à court terme. Ces objectifs visent une période de trois ans ou plus. Au moment d'établir les objectifs à long terme, l'entrepreneur doit tenir compte des facteurs considérés dans l'établissement des objectifs numériques à court terme et des effets de ces derniers.

4. Réaliser des progrès raisonnables et investir des efforts raisonnables

L'entrepreneur doit investir des efforts raisonnables pour mettre en œuvre l'équité en matière d'emploi afin de progresser raisonnablement vers une représentation pleine et entière des quatre groupes désignés au sein de son effectif. (voir Section 4, Annexe A - DPO 700-14)

Progrès raisonnables

Exemples de preuves montrant que des progrès raisonnables sont accomplis :

  • atteindre les objectifs à court terme de recrutement et d'avancement à 80 % ou plus ou réaliser l'ensemble des objectifs (cumulatifs) à au moins 80 % ou plus; et
  • réaliser des progrès envers l'élimination des écarts de représentation selon le délai prévu

Efforts raisonnables

Exemples de preuves montrant que des efforts raisonnables sont déployés incluent :

  • soutien continu de la part des cadres supérieurs en ce qui concerne l'équité en matière d'emploi et sa réalisation
  • mécanismes de reddition de compte ont été établis pour assurer la réalisation des objectifs à court terme
  • affectation de ressources (financières et humaines) adéquates pour assurer la réalisation des objectifs à court terme
  • une stratégie a été mise en place pour assurer un milieu de travail sans obstacle
  • des initiatives ont été entreprises pour augmenter la représentation là où des écarts de représentation ont été constatés
  • l'organisation a fait tout ce qui pouvait raisonnablement être fait pour favoriser l'équité en matière d'emploi d'une manière efficace, en tenant compte de ses ressources et des contraintes.

Remarque : L'obligation de faire des « efforts raisonnables » n'oblige pas l'entrepreneur à prendre des mesures qui lui imposeraient une contrainte excessive, à engager ou à promouvoir des personnes non qualifiées ou à créer des nouveaux postes.

Tenue de dossiers

L'entrepreneur doit tenir des dossiers concernant ses obligations touchant l'équité en matière d'emploi pendant une période d'au moins trois ans après la date à laquelle les dossiers se rapportent (voir Section 4.4, Annexe A - DPO 700-14).

Évaluations de conformité

Les évaluations de conformité, effectuées selon une approche axée sur le risque, évaluent l'équité en matière d'emploi de l'entrepreneur pour s'assurer qu'il satisfait aux conditions de l'Accord de mettre en œuvre l'équité en matière d'emploi en respectant les exigences du PCF (voir Annexe A - DPO 700-14). L'évaluation de conformité se termine par un constat de conformité ou de non-conformité (voir Section 7.2, DPO 700-14).

Les agent(e)s de programme du Programme du travail effectuent les évaluations de conformité. Une évaluation de conformité après un an a lieu lorsqu'une organisation est assujettie au PCF depuis un an. Des évaluations de conformité après 3 ans sont effectuées après chaque constat de conformité avec les exigences.

Pendant une évaluation de conformité après un an (voir Section 7, DPO 700-14), l'agent(e) de programme évalue :

  • le questionnaire d'auto-identification utilisé pour mener le sondage;
  • les taux de réponse et de retour du sondage;
  • l'analyse de l'effectif; et
  • les objectifs à court et à long termes

Pendant l'évaluation de conformité après 3 ans (voir Section 7, DPO 700-14), l'agent(e) de programme évalue :

  • si des progrès raisonnables ont été réalisés dans la création d'un milieu de travail équitable et représentatif des quatre groupes désignés (voir Section 1.1, Annexe A - DPO 700-14) et
  • si des efforts raisonnables ont été déployés pour instaurer et maintenir l'équité en matière d'emploi

Conformité et non-conformité avec le Programme de contrats fédéraux

Voir Appendice D, Section 4 de la Politique sur les marchés

Conformité

Un constat de conformité (voir Section 4, Annexe A - DPO 700-14) confirme que l'entrepreneur a mis en œuvre l'équité en matière d'emploi au sein de son milieu de travail qui satisfait aux exigences et mènera à la création d'un milieu de travail équitable et représentatif des quatre groupes désignés. Ce constat confirme également que le nom de l'entrepreneur reste sur la liste des entrepreneurs certifiés du PCF.

Non-conformité

Un constat de non-conformité (voir Section 4, Annexe A - DPO 700-14) est émis lorsqu'une organisation ne démontre pas qu'elle est prête à remplir ses obligations relatives à l'équité en matière d'emploi. Avant d'émettre un constat de non-conformité, l'entrepreneur est informé de la situation et les renseignements nécessaires lui sont fournis pour prendre des mesures correctives ou pour faire appel de la décision de non-conformité.

Si les résultats d'une évaluation de conformité ne sont pas satisfaisants, l'entrepreneur sera avisé par écrit des motifs de cette décision et son droit d'en appeler au ministre du Travail dans un délai de 30 jours suivant la réception de l'avis de non-conformité. Si l'appel est accepté, le ministre nommera un évaluateur indépendant qui rencontrera l'organisation, étudiera les conclusions de l'évaluation de conformité et donnera son avis au ministre du Travail. Si les conclusions de l'évaluation indépendante confirment la position de l'organisation, une nouvelle évaluation de conformité sera effectuée. Si elles confirment la non-conformité, des sanctions s'appliqueront.

À partir du moment où un constat de non-conformité est émis, le nom de l'organisation figure sur la Liste des soumissionnaires à admissibilité limitée du PCF, et l'organisation ne peut plus soumissionner des contrats, offres à commandes ou arrangements en matière d'approvisionnement de biens et services du gouvernement du Canada, peu importe la valeur. Un constat de non-conformité avec le PCF peut également entraîner la résiliation du contrat.

Pour être réintégrée dans le Programme (voir Appendice D, Section 5.4 de la Politique sur les marchés), l'organisation doit :

  • mettre en œuvre l'équité en matière d'emploi au sein de son milieu de travail;
  • aviser le Programme de contrats fédéraux de cette mise en œuvre; et
  • être jugée en conformité à la suite d'une évaluation de conformité (voir Section 7, DPO 700-14).

Retrait du Programme de contrats fédéraux

Si un entrepreneur décide de se retirer du Programme de contrats fédéraux, il ne pourra plus soumissionner de contrats, offres à commandes ou arrangements en matière d'approvisionnement de biens et services du gouvernement du Canada, peu importe la valeur.

Pour se retirer, une organisation doit transmettre une demande de retrait par écrit au Programme du travail. Une fois la demande reçue, le Programme du travail en accuse réception et ajoute le nom de l'organisation à la Liste des soumissionnaires à admissibilité limitée du PCF. Par ailleurs, le numéro de l'Accord pour la mise en œuvre de l'équité en matière d'emploi de l'organisation est annulé et les ministères fédéraux sont avisés que l'organisation n'a plus le droit de soumissionner ou de recevoir des contrats, offres à commandes ou arrangements en matière d'approvisionnement de biens et services du gouvernement du Canada, peu importe la valeur. Un retrait du PCF peut également entraîner la résiliation du contrat.

Lignes directrices du Conseil du Trésor

En 2013, des changements ont été apportés à la Politique sur les marchés du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada afin d'y refléter les changements du Programme de contrats fédéraux remanié. Un avis intitulé Politique sur les marchés 2013-03 - Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi a également été publié.


Liste des employeurs et des entrepreneurs certifiés du Programme de contrats fédéraux

Les liens suivants permettent de consulter la liste de tous les employeurs et entrepreneurs certifiés du Programme de contrats fédéraux :

La liste comprend toutes les organisations qui ont signé un Accord pour la mise en œuvre de l'équité en matière d'emploi indiquant leur volonté de mettre en œuvre l'équité en matière d'emploi conformément aux exigences du Programme de contrats fédéraux et ils ont obtenu un contrat, offre à commandes ou arrangement en matière d'approvisionnement de biens et services du gouvernement du Canada d'une valeur de 1 000 000 $ ou plus (incluant toutes les taxes applicables) (voir Annexe A - DPO 700-14).

Si vous souhaitez obtenir plus de renseignements sur le Programme de contrats fédéraux ou si vous avez des questions concernant la liste des entrepreneurs certifiés en vertu du Programme de contrats fédéraux, veuillez envoyer un courriel au Programme du travail à l'adresse suivante : ee-eme@hrsdc-rhdcc.gc.ca.